+38 044 359 09 89

Як впровадити G Suite для бізнесу і підвищити прибутки компанії

Ваша організація вже пішла в Google чи тільки планує впровадити G Suite? Якщо так - команда Techsvit з впровадження та навчання G Suite аплодує Вам! Залишається два питання - чи повністю перейдуть Ваші користувачі на сервіси G Suite і як швидко повернуться Ваші інвестиції?

Мене звати Олег і я старший консультант команди Techsvit з впровадження та навчання G Suite в Україні. Протягом більш ніж трирічного (сумарно по команді) досвіду впровадження та навчання G Suite наша команда допомогла сотням організацій реалізувати повний перехід і впровадити Google Apps, зробивши їхній робочий простір повністю віртуальним середовищем «у хмарах», яке дає більше можливостей для командної роботи та підвищує ефективність праці кожного. Після впровадження Ми прагнемо навчити кінцевих користувачів, дати їм інструменти, які дозволять у повній мірі користуватися перевагами всього пакету G Suite. Таким чином їм буде комфортно перенести свої робочі процеси, пов’язані з використанням Word у Google Docs (Документи), а також обробляти дані у Google Sheets (Таблицях), працювати зі слайдами у Google Presentations (Презентаціях), чатитись, дзвонити та проводити відеоконференції за допомогою Meet та Hangouts і мати доступ до десятків інших  корисних інструментів.

Один момент, який ми побачили при роботі з багатьма клієнтами - це те, що навіть після того, як замовник вважає, що компанія повністю перейшла в G Suite, на комп’ютерах співробітників все ще залишаються інстальовані старі програми та системи. Часто компанії виявляють, що несвідомо або навіть випадково підтримують в робочому стані вдвічі більше інструментів, ніж необхідно, що може призвести до низки проблем.

Ось декілька причин, чому підтримка двох різних типів інструментів для продуктивної роботи може завдати шкоди компанії:

  1. Підтримка ПЗ, яке регулярно купують організації коштує забагато

Щоб розрахувати суму надмірних витрат на одночасну підтримку середовища G Suite і раніше придбаного ПЗ зробіть наступне:

  1. Знайдіть річну вартість підтримки раніше придбаного ПЗ
  2. Порахуйте кількість ліцензій такого ПЗ в цілому по організації (зазвичай кожен користувач має декілька ліцензій)
  3. Розподіліть річну вартість підтримки ПЗ на кількість користувачів і отримайте додаткові витрати на користувача в рік.

Деякі наші клієнти, такі як діджітал агенція UpTurn, змогли заощадити понад $200 на одному користувачеві на рік, зменшивши кількість ліцензій раніше придбаного ПЗ на 80%-95%. В результаті це призвело до економії близько $10 000 на рік. Ще більший масштаб продемонстрував інший клієнт Techsvit - Львівська компанія, розробник ПЗ, яка змогла заощадити мільйони гривень свого річного ІТ бюджету шляхом скорочення кількості ліцензій на ПЗ, яке купувалось до впровадження G Suite.
Окрім коштів за ліцензії для кожного користувача, Ви зможете економити на оновленні такого ПЗ, витратах на навчання, управління та розширення штату ІТ, уникнете сплати за користування серверами і витрат на його підтримку.

  1. Зберігаючи програмне забезпечення, до якого звикли користувачі, Ви заохочуєте їх негативне ставлення до змін, що з іншого боку, буде коштувати для компанії дорого.

Чому кінцевий користувач повинен повністю переходити на G Suite і його нові функції командної роботи, якщо він (користувач) має доступ до свого старого програмного забезпечення безпосередньо на своєму робочому столі? Чудова індульгенція для користувача, чи не так? Це може здаватися невинною і досить очікуваною поведінкою кінцевих користувачів, але неповне впровадження інструментів G Suite може мати величезні негативні наслідки з точки зору втрати фінансів.

Виявляється, що конкурентна вартість ліцензії G Suite (від $5 на користувача)  - це не єдине, що допомагає організаціям заощаджувати кошти. У звіті Forrester від 2015 року йдеться про те, що навіть після початкової  економії від впровадження G Suite, компанії, що повністю впровадили Google Apps for Work протягом 3-річного періоду отримали додаткові заощадження понад $1000 на одного користувача завдяки унікальним функціям командної роботи від Google.
Якщо більш конкретно, то Forrester зміг виявити середню ціну наступних переваг, отриманих компаніями протягом 3-х років:

Порахувавши суми заощаджень, Ви вже не можете закривати очі на те, як користувачі саботують впровадження змін.

  1. Ризики тіньового ІТ

Відсутність єдиного для всіх робочого середовища генеруватиме різнополярні сигнали кінцевим користувачам, які можуть помітити, що робочі процеси різко відрізняються у різних департаментах в залежності від інструменту, що використовується. Доки старі ліцензії наявні у Вашому робочому середовищі і доступні на комп'ютерах користувачів, останні не матимуть вагомих причин використовувати нові інструменти G Suite замість звичних програм. В результаті користувачі не бачать консенсусу щодо того, де і як має проходити їхня робота, а це вже перші сигнали появи «Тіньового IT».

Таким чином, зменшення кількості ліцензій ПЗ, які Ви використовували раніше, може не тільки знизити витрати на ІТ, але й значно допомогти вашій організації в цілому. Це також стимулюватиме користувачів на дослідження нового стилю командної роботи, який сповідує G Suite і який вже довів свою фінансову вигоду.

Але й це ще не все. Усвідомлення багатьох переваг, які може надати Вашій організації повне впровадження G Suite, це лише початок. Далі Вашим завданням буде впровадження стратегії видалення старих інструментів. І це може спровокувати легку паніку серед користувачів у випадку недостатньо продуманого підходу до цього питання. Щоб дізнатись, як ми в Techsvit вже допомогли низці компаній в реалізації стратегій видалення застарілого ПЗ і трансформації в хмару - слідкуйте за нашими оновленнями.

Якщо хочете бути в курсі того, як управляти змінами в мінливу цифрову епоху і бажаєте спробувати продукти G Suite в Україні,  доступні в пакетах Basic, Business та Enterprise (Gmail, Drive, Docs, Calendar, Hangouts, Groups, Sites, Vault, Meet, Keep, Jamboard та інші) або G Suite for Education з рішенням Classroom - напишіть нам на цій сторінці  https://techsvit.eu/g-suite/

13 декабря 2017, 21:52

Другие Ресурсы