+38 044 359 09 89

Как управлять, защищать и мониторить данные на Общих Дисках в G Suite Google Drive

Администратор G Suite может управлять участниками на Общих Дисках, настройками доступа и правилами создания Общих Дисков от запрета их создания до полной “открытости”.


Google предоставляет всем кто использует G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Education или G Suite for Nonprofit два разных типа хранилища данных: Мой Диск и Общие Диски. Оба сервиса это надежное место для хранения, управления и предоставления доступа к файлам. Но есть одна существенная разница между Моим Диском и Общим Диском: когда вы добавляете файл на Общий Диск, все участники этого Диска получают к нему доступ, но когда вы добавляете файл на Мой Диск ваш файл остается доступным только вам.

 

Google также дает администратором G Suite возможность управлять доступом по умолчанию и “шеринг” настройки для Google Drive и Общих Дисков. Большинство G Suite администраторов просматривают и управляют настройками Google Drive начиная с начального уровня развертывания сервисов G Suite, но также, Google недавно добавили еще больше настроек в середине 2018 чтобы помочь обезопасить данные на Общих Дисках.

 

Просмотрите следующие настройки, чтобы управлять, защищать и контролировать Общие Диски вашей организации. Для доступа к настройкам консоли администратора вам понадобится учетная запись администратора G Suite.



1. Управление Общими Дисками

 

Во многих случаях настройки по умолчанию для Google Диска также используются в качестве параметров совместного использования Общих Дисков по умолчанию. Войдите в консоль администратора G Suite (на странице admin.google.com), затем откройте «Приложения» > «G Suite» > «Диск и Документы» > «Настройки доступа». Просмотрите эти параметры, чтобы гарантировать, что внешний доступ разрешен или ограничен соответствующим образом.

Ниже раздела «Настройки доступа» вы увидите элементы управления Общими Дисками. Каждый из этих пяти вариантов предотвращает разное действие. Любой выбор, сделанный здесь, применяется ко всем командам. Например, администратор G Suite в организации, особенно связанный с безопасностью, может выбрать все пять из этих параметров, что приведет к ограничению доступа к Общим Дискам исключительно для людей внутри организации, и только члены Общих Дисков смогут получить доступ файлы на этом диске. Такая конфигурация также ограничивает загрузку, копирование и печать файлов с Общих Дисков.

Более часто используемая конфигурация может состоять в том, чтобы проверить параметр «Запретить изменять настройки Общих Дисков» для участников с полным доступом. Это гарантирует, что администратор G Suite может выбрать допустимые варианты совместного использования, членства и контента (то есть доступ к загрузке, копированию или печати) для каждого Общего Диска без риска того, что участник с полным доступом может изменить эти параметры.



2. Обезопасить содержимое Общих Дисков

 

Администратор G Suite также может просматривать и корректировать параметры членства, совместного использования и содержимого для всех Общих Дисков. Снова войдите в консоль администратора (admin.google.com), затем откройте «Приложения» > «G Suite» > «Диск» и «Документы» > «Рабочие Диски» > «Управление командами».

Для каждого Общего Диска администратор может выбрать включение или отключение таких параметров:

И для каждого Общего Диска администратор также может запретить участникам с полным доступом изменять эти параметры.
 



Поскольку эти настройки применимы к каждому Общему Диску, вы можете настроить очень гибкие и открытые параметры, которые позволяют выполнять внешние действия по совместному использованию и содержимому для некоторых Дисков, и также выбирать гораздо более блокированные опции, которые запрещают внешние действия совместного доступа и контента для других Общих Дисков.

Важно отметить, что до тех пор, пока администратор G Suite не запрещает это, участники Общих Дисков, у которых есть разрешения на полный доступ, могут изменять настройки.

 

3. Контроль изменений на Общих Дисках

G Suite также дает администраторам возможность просматривать изменения на Общих Дисках. Войдите в консоль администратора, затем перейдите в «Отчеты»> «Аудит»> «Диск»>, затем найдите фильтр «Тип элемента» (в столбце слева) и выберите «Общий Диск» из параметров. В нижней части этого столбца выберите «Поиск», чтобы применить фильтр. Затем вы увидите отчет обо всех административных действиях на Общем Диске для своей организации.

Вы также можете добавить дополнительные фильтры к этому отчету. Например, помимо выбора элементов «Общий Диск», вы также можете найти параметр «Изменение настроек доступа к объекту» и выбрать «Теперь доступно всем пользователям», а затем выбрать «Поиск». Это отображает отчет об элементах, которые теперь доступны для людей вне организации, которые ранее были доступны только внутри компании.

 

Команда Techsvit Google Cloud внедряет и настраивает решения G Suite в Европе и в Украине. При возникновении задач или вопросов по настройкам и внедрению, пожалуйста, обращайтесь - google@techsvit.eu или по телефону 044 359 0989